Assistenza clienti con IA al telefono, gestita da FM

Il telefono squilla. Nessuno risponde.

Mezzogiorno e mezzo, reception piena, e un paziente che vuole sapere della convenzione. Ha riattaccato e ha chiamato il prossimo della lista. FM prepara e gestisce un'IA che risponde al telefono della tua azienda, dice subito che è un'IA e risponde con quello che hai approvato. Quello che richiede una persona diventa un riassunto nella tua dashboard, e il tuo team richiama.

Parla ora con Sofia

È l'IA che risponde per noi. Risponde subito e ti fissa una chiamata con il team.

Preferisco rispondere dal sito

Dimostrazione con dati fittizi. Chiamata simulata, senza audio: il testo è la trascrizione.

  1. IA Studio della dottoressa Parisi, buon pomeriggio. Sono l'assistente virtuale. Sono un'IA, e questa chiamata viene registrata. Come posso aiutarLa? 00:02
  2. Paziente Salve. La dottoressa lavora con la convenzione Salute Più? 00:11
  3. IA Sì. Per la visita in convenzione Salute Più basta portare la tessera e un documento d'identità. 00:16
  4. Paziente Perfetto. Per fissare l'appuntamento preferisco parlare con la segreteria. 00:27
  5. IA Certo. Ho lasciato la Sua richiesta alla segreteria, con questo numero e la convenzione. La richiameranno loro. 00:33
  6. Paziente Grazie, arrivederci. 00:47
  7. Chiamata conclusa · riassunto nella schermata Chiamate 00:52
  • Ha risposto con la base
  • Contatto nel CRM
  • Riassunto per il team

Ti ritrovi in una di queste?

Se una è la tua, vale già la pena parlarne.

  • Il telefono squilla mentre lavori

    Ho un paziente sulla poltrona e il telefono che squilla. Non posso lasciare uno per rispondere all'altro.

    Chi chiama e non trova nessuno non lascia messaggi. Chiama il prossimo della lista.

  • La reception non ce la fa

    La receptionist segue il banco, WhatsApp e il telefono tutto insieme. Qualcosa resta indietro.

    E quello che resta indietro è quasi sempre la telefonata, perché non aspetta in coda.

  • Nessuno sa chi ha chiamato

    Vedo tre chiamate perse e non so se era un cliente nuovo, un fornitore o un numero sbagliato.

    Senza nome e senza motivo, nessuno richiama. E il cliente nuovo pensa che l'azienda non abbia voluto rispondere.

  • Dopo le sei non risponde nessuno

    Lo studio chiude alle sei. Chi chiama alle sette per parlare con l'avvocato sente squillare a vuoto.

    Chi ha un problema urgente cerca il prossimo studio che risponde.

Con la segreteria telefonica, il cliente riattacca e chiama il prossimo. Chi chiama vuole una risposta. L'IA di FM risponde e prende nota.

Segreteria telefonica e risponditore a menu Chiede di digitare un numero o di lasciare un messaggio. La domanda del cliente resta senza risposta.
Assistenza telefonica di FM Parla, risponde con la tua base e lascia il riassunto pronto per il tuo team.

Illustrazione con dati fittizi.

Dalla chiamata all'appuntamento in agenda.

Segui la chiamata davanti e quello che succede dietro le quinte: base consultata, contatto nel CRM e, con la tua agenda collegata, l'appuntamento fissato. Se non si riesce a confermare subito, l'IA avvisa che confermerà la segreteria e lascia una nota sul contatto.

Paola Marini
  1. IA Studio Sorriso Chiaro, buonasera. Sono l'assistente virtuale dello studio. Sono un'IA, e questa chiamata viene registrata. Come posso aiutarLa? 19:42
  2. Paola Buonasera. Fate lo sbiancamento? Vorrei fissare una visita. 19:42
  3. IA Sì. Lo sbiancamento parte da una visita con la dottoressa. Ho giovedì alle 9 o alle 15. Cosa preferisce? Fonte: Servizi dello studio 19:43
  4. Paola Alle 15. Mi chiamo Paola Marini. 19:43
  5. IA Fatto, signora Marini. Visita giovedì alle 15, a Suo nome. A presto! 19:44
  6. Paola Grazie! 19:44

Dimostrazione con dati fittizi. Paola non esiste. Il servizio sì.

Al telefono risponde l'IA,e il tuo team entra solo quando serve.

L'IA risponde con quello che hai approvato, e ogni chiamata diventa un riassunto nella dashboard. Passare la chiamata a qualcuno è facoltativo: FM lo attiva se vuoi.

  • Risponde e si presenta

    Dice subito che è un'IA e che la chiamata viene registrata. Poi parla normalmente.

  • Risponde con la tua base

    Orari, indirizzo, convenzioni e servizi escono dalla stessa base approvata che risponde al tuo WhatsApp.

  • Ogni chiamata, un riassunto

    Registrazione, trascrizione e riassunto restano nella dashboard. Leggi il riassunto invece di riascoltare tutta la chiamata.

  • Chi chiama diventa contatto

    Nome, telefono e cosa si è detto entrano nel CRM. Alla prossima conversazione su WhatsApp, l'IA sa già cosa è stato detto.

  • Fissa appuntamenti, con l'agenda collegata

    Propone gli orari liberi e fissa. Quando non si chiude subito, lascia una nota perché confermi la segreteria.

  • Passa a chi è di turno, se vuoi

    Il cliente vuole una persona o l'IA non ha risolto? La chiamata passa al cellulare di chi è di turno.

Dimostrazione illustrativa, con dati fittizi.

Risponde anche alle chiamate WhatsApp

Chi chiama dall'app di WhatsApp può trovare la stessa IA, con la stessa base. È facoltativo, e FM lo attiva quando ha senso per te.

Fa per il mio telefono?

Sofia ti fa qualche domanda su WhatsApp. Senza costi.

Risponde con quello che hai approvato. Quello che non sa, resta al tuo team.

FM mette in ordine servizi, orari, convenzioni e le domande che arrivano più spesso, in una base solo della tua azienda. La stessa base che risponde su WhatsApp risponde al telefono. Una risposta nuova entra solo dopo il tuo ok.

  • È cambiato un orario o un servizio? Lo aggiorni in un posto solo. La voce riceve la base aggiornata una volta al giorno.
  • Quando la base non ha la risposta, l'IA non inventa. Dice che la squadra richiamerà e lascia tutto nel riassunto.
  1. Il tuo numero per i clienti Configurato da FM, una lingua per numero
  2. Base approvata La stessa dei messaggi, copiata ogni giorno Nuova risposta approvata
  3. IA Risponde, dice che è un'IA e che registra
  4. Registrata, trascritta e riassunta Chi ha chiamato entra nel CRM, con la memoria della conversazione
  5. Agenda, se collegata Fissa l'appuntamento nell'agenda collegata
  6. Passaggio, se attivo Passa al cellulare di chi è di turno
  7. Domanda scoperta La base non bastava? FM ti porta la risposta da approvare
  8. Il tuo ok FM prepara, tu approvi Approvata, entra nella base
Come funziona la base al telefono: FM configura il numero per i clienti e prepara la base approvata, la stessa dei messaggi, che la voce riceve aggiornata una volta al giorno. L'IA risponde, avvisa che è un'IA e che la chiamata è registrata, e risponde solo con quello che è stato approvato. Ogni chiamata viene registrata, trascritta e riassunta, e chi ha chiamato entra nel CRM. Con l'agenda collegata, fissa l'appuntamento. Se il turno è attivo, passa la chiamata al cellulare di chi è di turno. La domanda che la base non copriva resta nel riassunto, FM porta la risposta, e la risposta entra nella base solo dopo il tuo ok. Dimostrazione illustrativa del processo.

La chiamata finisce. La traccia resta.

Nella schermata Chiamate della dashboard di FM vedi chi ha chiamato, quando, quanto è durata e chi ha risposto. Leggi il riassunto e, se vuoi, ascolti la registrazione. Sulla chiamata persa, chi è abilitato da FM clicca su Richiama e l'IA richiama, dentro l'orario di apertura. Nessuno del tuo team configura niente.

Chi ha chiamato è già nel CRM

Il contatto resta salvato con il riassunto e la memoria della chiamata. Alla prossima conversazione su WhatsApp, l'IA si ricorda cosa è stato detto.

Studio Sorriso Chiaro

Giovedì 22 ottobre

Chiamate

  • Oggi4 chiamate
  • Da richiamare1 persa
  • Gestite dall'IA3 chiamate
  • Paola Marinigio, 19:42 · 2 min 10 sVuole uno sbiancamento. Visita fissata per giovedì prossimo alle 15. Gestita dall'IA
  • Roberto Danesigio, 12:15 · 3 min 40 sHa chiesto una copia del referto. Passato alla reception di turno. IA, poi una persona
  • +39 3•• ••• •••• fittiziogio, 08:03 · Persa Richiama
  • Anna Rinaldimer, 17:30 · 1 min 05 s · WhatsAppHa chiesto l'indirizzo e se c'è parcheggio. Gestita dall'IA
Ogni chiamata con chi ha chiamato, la durata, chi ha risposto e il riassunto. Sulla chiamata persa, Richiama fa richiamare l'IA. Dimostrazione con dati fittizi.
Studio Sorriso Chiaro
Paola Marinigio, 19:42 · 2 min 10 s Gestita dall'IA

Trascrizione Nascondi

IAStudio Sorriso Chiaro, buonasera. Sono l'assistente virtuale dello studio. Sono un'IA, e questa chiamata viene registrata.

PaolaBuonasera. Fate lo sbiancamento? Vorrei fissare una visita.

IASì. Lo sbiancamento parte da una visita con la dottoressa.

Chiamate di questo contatto
Riassunto, registrazione e trascrizione di ogni chiamata, in un unico posto. Dimostrazione con dati fittizi.
Studio Sorriso Chiaro
Paola MariniHa chiamato il numero dello studio
Telefono
+39 3•• ••• •••• fittizio
Origine
Chiamata
Memoria della chiamata

Vuole uno sbiancamento. Ha fissato la visita per giovedì prossimo alle 15. Alla prossima conversazione su WhatsApp, l'IA lo sa già.

Chiamate di questo contatto
Chi ha chiamato resta salvato nel CRM, con il riassunto e la memoria della chiamata. Dimostrazione con dati fittizi.

Un numero per i clienti, configurato da FM.

Non installi niente. FM configura il numero, la lingua e cosa succede quando l'IA ha bisogno di una persona. I dettagli del numero nel tuo caso li vediamo nella diagnosi e li mettiamo nella proposta.

  • Numero configurato da FM

    FM configura il numero per i clienti e prepara l'IA a rispondere. Tu controlli solo le risposte prima di aprirlo ai clienti.

  • Italiano, inglese o portoghese

    Ogni numero risponde in una lingua. La lingua si sceglie in fase di preparazione, insieme alla base.

  • Chiamate WhatsApp, se vuoi

    La stessa IA può rispondere anche a chi chiama dall'app di WhatsApp. È facoltativo, e lo attiva FM.

  • Insieme a messaggi ed e-mail

    La base che risponde al telefono risponde anche su WhatsApp e scrive le bozze delle e-mail. Le chiamate hanno una schermata propria nella dashboard, separata dalle Conversazioni.

    Come funzionano i messaggi Come funziona l'e-mail

Tre fasi. La ascolti tu prima dei tuoi clienti.

  1. Diagnosi gratuita

    Ci racconti chi chiama, per cosa e chi risponde oggi. Noi ti diciamo se il telefono ha senso e da dove partire.

  2. Preparazione

    FM configura il numero, prepara la base e concorda con te cosa risolve l'IA e quando la chiamata passa a chi è di turno. Tu chiami, ascolti e approvi prima di aprirlo ai clienti.

  3. Gestione

    FM legge i riassunti, vede a cosa l'IA non ha saputo rispondere e ti porta la risposta da approvare. La voce riceve la base aggiornata una volta al giorno.

Tempi definiti nella proposta, in base al perimetro, agli accessi e alle verifiche necessarie.

Domande frequenti

  • Il cliente sa che parla con un'IA?

    Sì. All'inizio della chiamata l'IA dice che è un'IA e che la conversazione è registrata. Non c'è un call center di FM con operatori che parlano al posto della tua azienda.

  • La chiamata è registrata? Chi la ascolta?

    Sì. Ogni chiamata ha registrazione, trascrizione e riassunto nella schermata Chiamate della dashboard. Ascolta e legge chi ha accesso a quella schermata, secondo gli accessi per reparto che decidi tu.

  • Posso passare la chiamata a un collega?

    Sì, se vuoi. FM lo configura e la chiamata passa al cellulare di chi è di turno, quando l'IA non risolve o quando il cliente lo chiede. Di norma l'IA risponde e riassume, e il tuo team richiama. FM può anche attivare un avviso al team nel momento del passaggio.

  • E se nessuno è di turno?

    La dashboard segnala che manca qualcuno di turno. FM decide con te chi riceve le chiamate e su quale numero.

  • Fissa le visite al telefono?

    Sì, con il tuo Google Calendar collegato e le regole concordate. Vede gli orari liberi, li propone e fissa dopo che il cliente ha scelto. Se non si riesce a confermare subito, avvisa che confermerà la segreteria e lascia una nota sul contatto.

  • Risponde fuori orario?

    Sì, come durante l'orario di apertura. Se il cliente chiede gli orari, li comunica. Quello che richiede una persona resta nel riassunto, e il tuo team richiama.

  • E se l'IA non sa rispondere?

    Non inventa. Dice che la squadra richiamerà e lascia la domanda nel riassunto. FM legge i riassunti e ti porta la risposta da approvare, e chi chiede la stessa cosa dopo sente già la risposta.

  • Devo cambiare il numero dell'azienda?

    FM configura il numero per i clienti. Come funziona nel tuo caso lo vediamo nella diagnosi, e lo trovi scritto nella proposta.

  • Risponde in altre lingue?

    Risponde in italiano, inglese americano o portoghese brasiliano, una lingua per numero. Non cambia lingua durante la chiamata.

  • Risponde alle chiamate WhatsApp?

    Può farlo, se vuoi. È facoltativo, e lo attiva FM. L'IA usa la stessa base del telefono.

  • Le chiamate stanno con i messaggi?

    No. Le chiamate hanno una schermata propria, Chiamate. Il contatto nel CRM è lo stesso, e l'IA si ricorda della chiamata alla prossima conversazione su WhatsApp.

  • L'IA chiama per vendere?

    No. L'IA richiama solo quando qualcuno del tuo team, abilitato da FM, clicca su Richiama in una chiamata persa, e quella chiamata passa dei controlli: chi ha chiesto di non essere contattato non viene chiamato, la base giuridica resta registrata e c'è un limite di minuti. Le chiamate a freddo per prospezione sono bloccate.

  • Chi tutela i dati delle chiamate?

    Per il GDPR, la tua azienda è titolare del trattamento e FM è responsabile del trattamento: tratta i dati per tuo conto, secondo il contratto. Se ne occupa Michelle, socia di FM e analista di sicurezza.

  • Come si definisce il costo?

    In base al perimetro, dopo la diagnosi: quante chiamate arrivano, se servono turno, agenda o chiamate WhatsApp, e cosa gestisce FM per te. Le cifre te le mettiamo per iscritto nella proposta.

Fa per il telefono della tua azienda? Scoprirlo non costa niente.

Scrivi a Sofia su WhatsApp e racconti come l'azienda gestisce oggi i clienti. In pochi messaggi capisce il tuo caso e, se ha senso, fissa subito una chiamata gratuita con il team di FM all'orario che preferisci. A volte la risposta onesta è «non ancora», e meglio saperlo subito.

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È l'IA che risponde per noi. Risponde subito e ti fissa una chiamata con il team.

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Non abbiamo loghi di clienti da mostrarti. Abbiamo la nostra IA, attiva, sul nostro numero, che risponde con la base di FM. Al telefono della tua azienda l'IA ragiona allo stesso modo: con la base della tua azienda, preparata e rivista dalla stessa squadra. Chiedile quello che vuoi e giudica tu.

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Si apre direttamente il WhatsApp di FM, con il messaggio già pronto. Sofia è un'IA e risponde per messaggio.

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