Atendimento com IA no telefone, operado pela FM

O telefone tocou. Ninguém atendeu.

Meio-dia e meia, recepção ocupada, e um paciente querendo saber do convênio. Ele desligou e ligou pro próximo da lista. A FM monta e opera uma IA que atende o telefone da sua empresa, avisa que é IA e responde com o que você aprovou. O que precisa de gente vira resumo no seu painel, pro seu time retornar.

Quero meu diagnóstico gratuito

Sem custo e sem compromisso. São seis perguntas sobre como a empresa atende hoje, e a leitura do seu caso aparece na tela, na hora.

Demonstração com dados fictícios. Ligação simulada, sem áudio: a legenda é a transcrição.

  1. IA Consultório da Dra. Helena, boa tarde. Aqui é a assistente virtual. Sou uma IA, e esta ligação é gravada. Como posso ajudar? 00:02
  2. Paciente Oi. A doutora atende pelo convênio Vida Plena? 00:11
  3. IA Atende, sim. Pra consulta pelo Vida Plena, é só trazer a carteirinha e um documento com foto. 00:16
  4. Paciente Ótimo. E pra marcar, prefiro falar com a secretária. 00:27
  5. IA Claro. Deixei o seu pedido com a equipe, com este número e o convênio. A secretária retorna a ligação. 00:33
  6. Paciente Obrigado, até mais. 00:47
  7. Ligação encerrada · resumo na tela Chamadas 00:52
  • Respondeu com a base
  • Contato no CRM
  • Resumo pro time

Reconhece alguma dessas?

Se uma delas é a sua, já vale a conversa.

  • O telefone toca na hora do atendimento

    Tô com paciente na cadeira e o telefone tocando. Não dá pra largar um pra atender o outro.

    Quem liga e ninguém atende não deixa recado. Liga pro próximo da lista.

  • A recepção não dá conta

    A recepcionista cuida do balcão, do WhatsApp e do telefone ao mesmo tempo. Alguma coisa fica pra trás.

    E o que fica pra trás quase sempre é a ligação, porque ela não espera na fila.

  • Ninguém sabe quem ligou

    Vejo três chamadas perdidas e não sei se era cliente novo, fornecedor ou engano.

    Sem nome e sem motivo, ninguém retorna. E o cliente novo entende que a empresa não quis atender.

  • Depois das seis, ninguém atende

    O escritório fecha às seis. Quem liga às sete pra falar com o advogado ouve chamar até cair.

    Quem tem um problema urgente procura o próximo escritório que atender.

Na secretária eletrônica, o cliente desliga e liga pro próximo. Quem liga quer resposta. A IA da FM conversa, responde e anota.

Secretária eletrônica e URA de menu Pede pra digitar um número ou deixar recado. A pergunta do cliente fica sem resposta.
Atendimento por voz da FM Conversa, responde com a sua base e deixa o resumo pronto pro seu time.

Ilustração com dados fictícios.

Da ligação ao horário na agenda.

Acompanhe a ligação na frente e o bastidor atrás: base consultada, contato no CRM e, com a sua agenda conectada, o horário marcado. Se não der pra confirmar na hora, a IA avisa que a equipe vai confirmar e deixa uma nota no contato.

Paula Martins
  1. IA Clínica Sorriso Leve, boa noite. Aqui é a assistente virtual da clínica. Sou uma IA, e esta ligação é gravada. Como posso ajudar? 19:42
  2. Paula Oi. Vocês fazem clareamento? Queria marcar uma avaliação. 19:42
  3. IA Fazemos, sim. O clareamento começa por uma avaliação com a dentista. Tenho quinta às 9h ou às 15h. Qual fica melhor? Fonte: Serviços da clínica 19:43
  4. Paula Às 15h. Meu nome é Paula Martins. 19:43
  5. IA Pronto, Paula. Avaliação na quinta, às 15h, no seu nome. Até lá! 19:44
  6. Paula Obrigada! 19:44

Demonstração com dados fictícios. A Paula não existe. A operação, sim.

O telefone atendido, e o seu time só entra quando precisa.

A IA atende com o que você aprovou, e cada ligação vira resumo no painel. Passar a ligação pra alguém é opcional: a FM liga se você quiser.

  • Atende e se apresenta

    Avisa logo no começo que é IA e que a ligação é gravada. Depois, conversa normalmente.

  • Responde com a sua base

    Horário, endereço, convênio e serviços saem da mesma base aprovada que responde o seu WhatsApp.

  • Cada ligação vira resumo

    Gravação, transcrição e resumo ficam no painel. Você lê o resumo em vez de ouvir a ligação inteira.

  • Quem ligou vira contato

    Nome, telefone e o que foi conversado entram no CRM. Na próxima conversa pelo WhatsApp, a IA já sabe o que foi dito.

  • Marca horário, com agenda conectada

    Oferece os horários livres e marca. Quando não fecha na hora, fica nota pra equipe confirmar.

  • Passa pro plantão, se quiser

    Cliente pediu gente ou a IA não resolveu? A ligação vai pro celular de quem está de plantão.

Demonstração ilustrativa, com dados fictícios.

Também atende a chamada do WhatsApp

Quem liga pelo app do WhatsApp pode cair na mesma IA, com a mesma base. É opcional, e a FM liga quando fizer sentido pra você.

Ver se isso cabe no meu telefone

Seis perguntas, leitura na tela, sem custo.

Ela atende com o que você aprovou. O que não sabe, fica pro seu time.

A FM organiza serviços, horários, convênios e as perguntas que mais chegam numa base só da sua empresa. A mesma base que responde o WhatsApp atende o telefone. Resposta nova só entra depois do seu sim.

  • Mudou um horário ou um serviço? Muda num lugar só. A voz recebe a base atualizada uma vez por dia.
  • Quando a base não tem a resposta, a IA não inventa. Diz que a equipe vai retornar e deixa tudo no resumo.
  1. Seu número de atendimento Configurado pela FM, um idioma por número
  2. Base aprovada A mesma das mensagens, espelhada todo dia Nova resposta aprovada
  3. IA Atende, avisa que é IA e que grava
  4. Gravada, transcrita e resumida Quem ligou entra no CRM, com a memória da conversa
  5. Horário, se conectada Marca com a agenda conectada
  6. Plantão, se ligado Passa pro celular de quem está de plantão
  7. Pergunta que faltou A base não cobriu? A FM traz a resposta pra você aprovar
  8. Seu sim A FM organiza, você aprova Aprovada, entra na base
Como a base funciona no telefone: a FM configura o número de atendimento e monta a base aprovada, a mesma das mensagens, que a voz recebe atualizada uma vez por dia. A IA atende, avisa que é IA e que a ligação é gravada, e responde só com o que foi aprovado. Cada ligação fica gravada, transcrita e resumida, e quem ligou entra no CRM. Com a agenda conectada, ela marca o horário. Se o plantão estiver ligado, passa a ligação pro celular de quem está de plantão. Pergunta que a base não cobria fica no resumo, a FM traz a resposta, e ela só entra na base depois do seu sim. Demonstração ilustrativa do processo.

A ligação acaba. O registro fica.

Na tela Chamadas do painel da FM você vê quem ligou, quando, quanto durou e quem atendeu. Lê o resumo e ouve a gravação, se quiser. Na ligação perdida, quem a FM liberar clica em Retornar e a IA liga de volta, dentro do horário de atendimento. Ninguém do seu time configura nada.

Quem ligou já está no CRM

O contato fica salvo com o resumo e a memória da ligação. Na próxima conversa pelo WhatsApp, a IA lembra do que foi dito.

Clínica Sorriso Leve

Quinta, 23 de outubro

Chamadas

  • Hoje4 chamadas
  • Pra retornar1 perdida
  • Atendidas pela IA3 chamadas
  • Paula MartinsQui, 19:42 · 2min 10sQuer clareamento. Avaliação marcada pra quinta, às 15h. Atendido por IA
  • Roberto DiasQui, 12:15 · 3min 40sPediu a segunda via do laudo. Passou pro plantão da recepção. Atendido por IA e depois pessoa
  • (11) 9•••• fictícioQui, 08:03 · Perdida Retornar
  • Ana RibeiroQua, 17:30 · 1min 05s · WhatsAppPerguntou o endereço e se tem estacionamento. Atendido por IA
Cada chamada com quem ligou, a duração, quem atendeu e o resumo. Na perdida, o Retornar faz a IA ligar de volta. Demonstração com dados fictícios.
Clínica Sorriso Leve
Paula MartinsQui, 19:42 · 2min 10s Atendido por IA

Transcrição Ocultar

IAClínica Sorriso Leve, boa noite. Aqui é a assistente virtual da clínica. Sou uma IA, e esta ligação é gravada.

PaulaOi. Vocês fazem clareamento? Queria marcar uma avaliação.

IAFazemos, sim. O clareamento começa por uma avaliação com a dentista.

Chamadas deste contato
O resumo, a gravação e a transcrição de cada ligação, num lugar só. Demonstração com dados fictícios.
Clínica Sorriso Leve
Paula MartinsLigou pro número da clínica
Telefone
(11) 9•••• fictício
Origem
Ligação
Memória da ligação

Quer clareamento. Marcou avaliação pra quinta, às 15h. Na próxima conversa pelo WhatsApp, a IA já sabe disso.

Chamadas deste contato
Quem ligou fica salvo no CRM, com o resumo e a memória da ligação. Demonstração com dados fictícios.

Um número de atendimento, configurado pela FM.

Você não instala nada. A FM configura o número, o idioma e o que acontece quando a IA precisa de gente. Os detalhes do número do seu caso entram no diagnóstico e na proposta.

  • Número configurado pela FM

    A FM prepara o número de atendimento e deixa a IA pronta pra atender. Você só confere as respostas antes de abrir pro cliente.

  • Português, inglês ou italiano

    Cada número atende em um idioma. O idioma é definido na montagem, junto com a base.

  • Chamada do WhatsApp, se quiser

    A mesma IA também pode atender quem liga pelo app do WhatsApp. É opcional, e a FM liga.

  • Junto das mensagens e do e-mail

    A base que atende o telefone responde o WhatsApp e escreve os rascunhos de e-mail. As ligações têm tela própria no painel, separada das Conversas.

    Como funcionam as mensagens Como funciona o e-mail

Três fases. Você ouve antes do seu cliente.

  1. Diagnóstico gratuito

    Você conta quem liga, pra quê e quem atende hoje. A gente indica se o telefone faz sentido e por onde começar.

  2. Montagem

    A FM configura o número, monta a base e combina com você o que a IA resolve e quando a ligação passa pro plantão. Você liga, ouve e aprova antes de abrir pro cliente.

  3. Operação

    A FM lê os resumos, vê o que a IA não soube responder e traz a resposta pra você aprovar. A voz recebe a base atualizada uma vez por dia.

Prazo definido na proposta, conforme o escopo, os acessos e as validações necessárias.

Perguntas frequentes

  • O cliente sabe que está falando com uma IA?

    Sabe. Logo no começo da ligação, a IA diz que é IA e que a conversa é gravada. Não existe uma central de atendentes da FM falando pela sua empresa.

  • A ligação fica gravada? Quem ouve?

    Fica. Cada ligação tem gravação, transcrição e resumo na tela Chamadas do painel. Quem ouve e lê é quem tem acesso a essa tela, conforme o acesso por departamento que você definir.

  • Dá pra passar a ligação pra alguém da equipe?

    Dá, se você quiser. A FM configura e a ligação vai pro celular de quem está de plantão, quando a IA não resolve ou quando o cliente pede. Por padrão, a IA atende, resume e o seu time retorna. A FM também pode ligar um aviso pro time na hora da passagem.

  • E se ninguém estiver configurado no plantão?

    O painel avisa que falta alguém de plantão. A FM acerta com você quem recebe as ligações e em qual número.

  • A IA marca consulta pelo telefone?

    Marca, com a sua agenda Google conectada e as regras combinadas. Ela vê os horários livres, oferece e marca depois que o cliente escolhe. Se não der pra confirmar na hora, ela avisa que a equipe vai confirmar e deixa uma nota no contato.

  • Ela atende fora do horário?

    Atende, do mesmo jeito que no horário de funcionamento. Se o cliente pergunta o horário, ela informa. O que precisa de alguém fica no resumo pro seu time retornar.

  • E se a IA não souber responder?

    Ela não inventa. Diz que a equipe vai retornar e deixa a pergunta no resumo. A FM lê os resumos e traz a resposta pra você aprovar, e a próxima pessoa que perguntar já ouve a resposta.

  • Preciso trocar o número da empresa?

    A FM configura o número de atendimento. Como isso fica no seu caso é assunto do diagnóstico, e vem escrito na proposta.

  • Atende em outro idioma?

    Atende em português, inglês ou italiano, um idioma por número.

  • Ela atende ligação do WhatsApp?

    Pode atender, se você quiser. É opcional, e a FM liga. A IA usa a mesma base do telefone.

  • A ligação aparece junto das mensagens do WhatsApp?

    Não. As ligações têm tela própria, a Chamadas. O contato é o mesmo no CRM, e a IA lembra da ligação na próxima conversa pelo WhatsApp.

  • A IA liga pra vender?

    Não. A IA só liga de volta quando alguém do seu time, com a função liberada pela FM, clica em Retornar numa ligação perdida, e essa ligação passa por travas: quem pediu pra não receber não recebe, a base legal fica registrada e há limite de minutos. Ligação fria pra prospecção é bloqueada.

  • Quem cuida dos dados das ligações?

    Pela LGPD, a sua empresa é a controladora e a FM é a operadora: trata os dados em seu nome, conforme o contrato. A Michelle, sócia da FM e analista de segurança, cuida disso.

  • Como o investimento é definido?

    Pelo escopo, depois do diagnóstico: quantas ligações chegam, se entra plantão, agenda ou chamada do WhatsApp, e o que a FM opera pra você. Os valores vêm por escrito na proposta.

Vale pro telefone da sua empresa? Descobrir não custa nada.

Você responde seis perguntas sobre como a empresa atende hoje e vê na tela, na hora, uma leitura do seu caso e por onde começar. Às vezes a resposta certa é ainda não, e aí você sai sabendo disso. Depois, o time da FM olha o seu caso e entra em contato quando faz sentido.

Quero meu diagnóstico gratuito

Sem custo e sem compromisso.

Teste ao vivo

Fale agora com a Sofia, a IA que atende a FM no WhatsApp.

A gente não tem logo de cliente pra te mostrar. Tem a nossa própria IA, no ar, no nosso número, respondendo com a base da FM. No telefone da sua empresa, a IA responde com a mesma lógica: a base da sua empresa, montada e revisada pela mesma equipe. Pergunta qualquer coisa pra ela e julga você.

Chamar a Sofia no WhatsApp

Abre direto no WhatsApp da FM, com a mensagem pronta. A Sofia é IA e responde por mensagem.

Já viu o suficiente? Peça seu diagnóstico gratuito.